Fraude de proveedores
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El fraude de los proveedores puede ser cometido por empleados que actúan solos o en connivencia con los proveedores. Este tipo de fraude también puede ser cometido por los vendedores por su cuenta.
Ejemplos de fraude de proveedores son:
Esquemas de facturación - En un esquema de facturación, un empleado genera pagos falsos para sí mismo utilizando el sistema de pago a proveedores de la empresa, ya sea creando un proveedor ficticio (empresa fantasma) o manipulando la cuenta de un proveedor existente.
Soborno y comisiones ilegales: un empleado participa en un esquema de soborno cuando acepta (o pide) pagos de un proveedor a cambio de una ventaja.
Check tampering - A check tampering scheme involves forging, altering, or creating unauthorized checks. An employee steals checks for payment to a vendor and alters the payee or forges the vendor’s signature to deposit them in his or her personal account.
Over billing - A vendor pays invoices to charge the company for more goods than it ships or to charge a higher price than agreed. This can be done in collusion with an employee, who receives a kickback or by the vendor alone to defraud the company.
Fijación de precios: este tipo de fraude se produce cuando los proveedores de la competencia se confabulan entre sí para fijar un precio mínimo o una gama de precios. Esto hace que los precios de ambos proveedores parezcan competitivos y garantiza que la empresa pague un precio inflado independientemente del proveedor elegido. Aunque los empleados de la empresa no suelen estar implicados, a veces proporcionan información a los proveedores sobre precios y presupuestos para facilitar este fraude.
Para prevenir y detectar el fraude de los proveedores:
- Realice comprobaciones exhaustivas de los antecedentes de los nuevos empleados.
- Aplicar controles y equilibrios en los pagos a los proveedores.
- Separate the functions of the check preparer and check signer.
- Rotación de las funciones de los empleados en las compras.
- Realizar auditorías aleatorias de los expedientes de los proveedores.
- Lleve a cabo la debida diligencia al establecer los proveedores verificando:
- Nombre de la empresa del vendedor
- Número de identificación fiscal (NIF)
- Número de teléfono
- Apartado de correos y dirección
- Cuenta bancaria
- Persona de contacto del vendedor
- Utilice la minería de datos para descubrir anomalías y patrones.
- Compare las direcciones de los proveedores con las de los empleados.
- Implantar un proceso de doble revisión para la gestión del archivo maestro de proveedores.
- Revisar el archivo maestro de proveedores para comprobar que el volumen de facturación es razonable y coherente.
16 formas de identificar a los proveedores ficticios
- Busque proveedores cuyas direcciones postales sean apartados de correos.
- Identificar las empresas que no están en una lista de proveedores autorizados.
- Busque facturas con importes en dólares parejos o sin impuestos añadidos.
- Marque las facturas de servicios vagos o que no parecen necesarios.
- Busque pagos sin documentación de apoyo.
- Compare names, addresses, bank account numbers, and telephone numbers of vendors and employees.
- Busque proveedores que también sean beneficiarios de salud o vida de un empleado.
- Look for invoices created using Microsoft Excel or Word invoice templates.
- Identificar a los proveedores con ingresos superiores a la media para investigarlos.
- Busque facturas del mismo proveedor con números de factura consecutivos.
- Compare the names of vendors with other similar vendor names and investigate whether payments have been diverted from one to the other.
- Compruebe los nombres de los empleados de las cuentas por pagar con los registros de la Secretaría de Estado para determinar si son directores o agentes registrados de una empresa que es un proveedor.
- Busque proveedores sin número de identificación fiscal o con uno no válido. Un número de identificación fiscal válido tiene nueve dígitos, con los dos primeros separados por un guión.
- Compare los números de identificación del empleador, los números de identificación del contribuyente o los números DUNS para ver si más de un proveedor tiene el mismo número.
- Busque cambios drásticos en los precios, los servicios o los productos proporcionados por un determinado proveedor.
- Busque los nombres de los proveedores que estén formados sólo por iniciales y compárelos con las iniciales de los empleados.