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Fraude interno

Fraude interno

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Comprobar manipulación

En este esquema, el empleado deshonesto convierte los fondos de una empresa falsificando, alterando o robando un cheque. Las siguientes señales de advertencia de manipulación de cheques deberían dar lugar a una investigación más profunda:
  • Cheques anulados o faltantes
  • Cheques no relacionados con nómina emitidos a nombre de empleados
  • Endosos alterados o endosos dobles
  • Cheques devueltos con endosos cuestionables
  • Cheques duplicados
  • Fechas de depósito cuestionables
  • Adelanto en efectivo
  • Quejas de clientes

Falsificación de cheques

Un empleado falsifica una firma en un cheque a su nombre o a nombre de otra persona.
  • Fabricante forjado - El empleado falsifica la firma de la persona con autoridad para firmar cheques. Para lograrlo, el empleado debe tener acceso a cheques en blanco o sin firmar.
  • Endoso falsificado - El empleado intercepta un cheque de la empresa pagadero a otra parte, endosa el cheque utilizando el nombre del beneficiario y, si es necesario, proporciona un segundo endoso. Para ocultar este acto, el empleado elimina el documento original del extracto bancario, borra el segundo endoso o simplemente destruye el documento. Luego vuelve a ingresar la factura original para el pago al proveedor original, a menudo organizando el pago mediante un cheque manual.
  • Beneficiario modificado - El empleado inserta su nombre, el nombre de un cómplice o el nombre de una entidad ficticia en la línea del beneficiario y convierte el cheque para uso personal.
  • Monto de pago modificado - Se altera un cheque legítimamente emitido al empleado para aumentar el monto del pago.
  • Cheque oculto - Un empleado prepara un cheque fraudulento y lo envía, generalmente junto con cheques legítimos, a un emisor autorizado, quien lo firma sin una revisión adecuada.

Fraude de nómina

En el caso de fraude de nómina, un empleado hace que su empresa emita un pago haciendo reclamos falsos de compensación.
  • Empleados fantasmas - Este término se refiere a alguien que figura en la nómina y que en realidad no trabaja para la empresa. El fantasma puede ser un empleado que se ha ido recientemente, una persona inventada o un amigo o familiar del empleado deshonesto.
  • Horas y salarios falsificados - En este caso, los empleados deshonestos exageran el tiempo que trabajan para aumentar su remuneración. Los empleados deshonestos encargados de la nómina a veces encuentran defectos de control interno que les permiten ajustar sus propios salarios. A cambio de una parte del dinero extra, un supervisor deshonesto puede aprobar las horas falsificadas de un empleado.
  • Esquemas de comisiones - Los vendedores y otros trabajadores similares a veces pueden aumentar fraudulentamente su salario. Estos esquemas dependen de que el empleado encuentre una manera de falsificar el número de ventas o de aumentar la tasa de comisión.
  • Reclamos por lesiones falsas - En este caso, los empleados deshonestos simulan lesiones para cobrar indemnizaciones laborales. Algunos empleados incluso tienen otros trabajos a tiempo completo mientras sus empleadores les pagan para que se queden en casa y se recuperen. Los médicos deshonestos han ganado millones emitiendo diagnósticos falsos para los trabajadores, quienes luego devuelven parte de sus beneficios a los médicos.

Sobornos y comisiones ilegales

El soborno es especialmente frecuente en las transacciones de compra. En el caso típico, un agente de compras acepta sobornos para favorecer a un proveedor que vende bienes o servicios a una empresa.

Los sobornos y las comisiones ilegales pueden ser uno de los fraudes laborales más difíciles de detectar, ya que la transferencia ilegal de fondos se produce fuera de los libros contables de la empresa. Sin embargo, en la mayoría de estos casos hay tres pistas: 
  • La empresa favorece cada vez más a un proveedor, a menudo excluyendo a otros proveedores calificados.
  • Las compras a vendedores cuestionables tienden a realizarse a precios superiores al mercado.
  • Los agentes de compras deshonestos a veces mantienen estilos de vida excesivos, gastando ostentosamente en artículos como casas, automóviles, barcos, ropa o joyas.
Banderas rojas que pueden indicar soborno o comisiones ilegales:
    • Aumento de los gastos de bienes y servicios.
    • Compras en rápido aumento de un proveedor.
    • Compra excesiva de bienes o servicios
    • La misma persona que aprueba nuevos proveedores y autoriza las compras.
    • Redacción de contratos para limitar la competencia (por ejemplo, contratos de fuente única).
    • Adjudicación reiterada de contratos al mismo proveedor con márgenes reducidos.
    • Adjudicación reiterada de contratos a la última oferta recibida.
    • Dividir una compra en varias para eludir un proceso de aprobación.
    • Pagar precios superiores al del mercado por bienes o servicios.

desnatado

Los esquemas de descremado reciben su nombre del hecho de que el dinero se toma "de la parte superior", a medida que se extrae la nata de la leche. Las principales categorías de esquemas de descremado son:
  • Ventas no registradas
  • Ventas y cuentas por cobrar subestimadas
  • Robos de cheques a través del correo
  • Skimming a corto plazo
  • El skimming, la forma más común de malversación de efectivo, consiste en retirar fondos entrantes antes de que puedan registrarse en los libros de la empresa. Los esquemas de skimming no dejan un registro de auditoría directo y, a menudo, la empresa no sabe que el efectivo se recibió. Cualquier empleado que entre en contacto con el efectivo puede, en teoría, robar dinero.
Señales de advertencia de skimming - No importa quién se lleve el dinero ni cómo lo haga, el efecto contable es el mismo: los ingresos son menores de lo que deberían ser, mientras que el costo de producir esos ingresos se mantiene constante. Por lo tanto, los empleados deben estar atentos a las siguientes señales de advertencia:
  • Disminución del efectivo respecto del total de activos corrientes
  • Reducir la proporción de ventas en efectivo respecto de las ventas con tarjeta de crédito
  • Ventas estancadas o en descenso con el aumento del coste de las ventas
  • Aumento de las cuentas por cobrar en comparación con el efectivo
  • Retraso en la contabilización de pagos de cuentas por cobrar

Esquemas de facturación

Los esquemas de facturación son el tipo de apropiación indebida de activos más costoso. En un esquema de facturación, la empresa paga facturas que un empleado presenta de manera fraudulenta para obtener pagos que no tiene derecho a recibir.
  • Esquemas de sociedades fantasma Utilizar una entidad falsa creada por un empleado deshonesto para facturar a la empresa bienes o servicios que no recibe. El empleado convierte el pago en su propio beneficio.
  • Esquemas de transferencia Utilizar una empresa fantasma creada por un empleado para comprar bienes o servicios para la empresa, que luego se marcan con un margen de beneficio y se venden a la empresa a través de la empresa fantasma. El empleado convierte el margen de beneficio en su propio beneficio.
  • Esquemas de pago y devolución Implica que un empleado le paga en exceso a un proveedor legítimo de forma deliberada. Cuando el proveedor devuelve el pago en exceso a la empresa, el empleado se apropia del reembolso.
  • Planes de compra personal Implica que un empleado ordene mercadería personal y la cargue a la empresa. A veces, el empleado se queda con la mercadería; otras veces, la devuelve para recibir un reembolso en efectivo. 
  • Fraude de adquisiciones - Este tipo de fraude incluye esquemas como pedir productos en exceso y luego devolver algunos y embolsarse el reembolso, fraude de órdenes de compra donde el empleado crea una cuenta de proveedor fantasma en la que se pagan facturas fraudulentas o inicia la compra de bienes para uso personal.
  • Fraude de pago - Esto puede incluir esquemas de fraude por parte de proveedores, así como la creación de cuentas de clientes falsas para generar pagos falsos.
Señales de advertencia de fraude en la facturación
  • Facturas por servicios de consultoría no especificados u otros servicios mal definidos.
  • Vendedores desconocidos.
  • Vendedores cuya única dirección sea un apartado postal.
  • Vendedores cuyos nombres de empresa consisten únicamente en iniciales; muchas de estas empresas son legítimas, pero los delincuentes suelen utilizar esta convención de nombres.
  • Compras en rápido aumento de un proveedor.
  • Facturas de proveedores más de una vez al mes.
  • Direcciones de proveedores que coinciden con las direcciones de los empleados.
  • Grandes facturas divididas en varias facturas más pequeñas por importes lo suficientemente bajos como para no llamar la atención.
  • Defectos de control interno, como permitir que la misma persona procese pagos y apruebe nuevos proveedores.

Apropiaciones indebidas no monetarias

Los activos de una empresa pueden ser objeto de apropiación indebida de dos maneras: pueden ser utilizados indebidamente ("tomados prestados") o robados. Los activos que se utilizan indebidamente con más frecuencia son los vehículos, los suministros y el equipo de oficina de la empresa, incluidos los ordenadores.

La información y el software informáticos pueden parecer intangibles, pero son activos valiosos de la empresa. Al igual que cualquier otra propiedad de la empresa, deben protegerse contra el uso indebido, el robo, el fraude, la pérdida y el uso o la eliminación no autorizados.

La apropiación indebida de espacio, tiempo o software informático incluye:
  • Usar una computadora para crear o ejecutar trabajos no autorizados
  • Operar una computadora en un modo no autorizado
  • Provocar intencionalmente un fallo operativo
Apropiaciones indebidas no monetarias - Robo
El robo de bienes de la empresa es una preocupación aún mayor para las empresas que el uso indebido. Las pérdidas por hurto de activos cuestan a las empresas millones de dólares. Los medios varían desde el simple hurto (un empleado roba un producto de una empresa, ya sea tomándolo físicamente o desviándolo de alguna otra manera) hasta la falsificación de documentos y libros contables.

Quien roba inventario provoca mermas de inventario, por lo que la prevención exige que una persona conocedora del inventario y ajena al sector de compras o almacenamiento realice inspecciones físicas periódicas del mismo. Toda la mercancía debe estar resguardada y bajo llave, con acceso limitado únicamente al personal autorizado.

Robo de servicios - Un empleado hace un mal uso de los servicios de la empresa o de servicios financiados por la empresa.

Robo de dinero en efectivo

El hurto de efectivo es la sustracción intencional del efectivo de un empleador (moneda, cheques o ambos). Los fondos se pueden obtener falsificando un cheque, presentando una factura falsa o alterando una tarjeta de registro de horas, entre otras actividades ilegales. Los dos tipos principales de hurto de efectivo son los robos de depósitos y el robo de registros.

A diferencia de los esquemas de robo de fondos, este dinero ya está registrado en los libros. La clave para prevenir los esquemas de robo de efectivo es un control físico adecuado sobre la custodia del efectivo.

Las señales de advertencia de robo de efectivo incluyen:
  • Discrepancias de efectivo inexplicables.
  • Comprobantes de depósito alterados o falsificados.
  • Reclamaciones de facturación y pagos de clientes.
  • Aumento de los “depósitos en tránsito”, es decir, depósitos que se realizan pero aún no son contabilizados por el banco.
En entornos minoristas donde los intercambios de efectivo son habituales, este tipo de fraude cubre simplemente:
  • Robo de dinero en efectivo.
  • No registrar una venta y embolsarse el dinero.
  • Fraude en devoluciones (un empleado se confabula con otra persona para devolver productos de manera fraudulenta y obtener un reembolso).

Ingeniería social

El fraude por parte de personas que no son empleados (terceros) a menudo comienza con lo que se conoce como "ingeniería social": la manipulación de la tendencia humana natural de un empleado a confiar para permitir que un tercero obtenga acceso no autorizado a los recursos de la empresa.

En su forma más simple, se refiere al proceso que usaría un pirata informático para obtener la contraseña de red de un empleado, lo que le da acceso a la red de la empresa sin tener que entrar ilegalmente. El pirata informático podría luego usar este acceso para acceder a información confidencial de la empresa, robar identidades de empleados o interrumpir los sistemas o la red de la empresa.

Para reconocer un esquema de ingeniería social, esté atento a la negativa de un tercero a proporcionar información de contacto, a las prisas, a mencionar nombres, a la intimidación, a hacer preguntas extrañas y a solicitar información prohibida. Debe informar a su supervisor sobre cualquier comportamiento sospechoso.

Los hackers y la ingeniería social
Un hacker es alguien que utiliza una computadora para obtener acceso no autorizado a datos. Un hacker astuto utilizará una variedad de técnicas, incluidas una o más de las siguientes para cometer fraude de ingeniería social:
  • Hacerse pasar por una persona autorizada en línea, por teléfono o incluso en persona
  • Obtener información, como contraseñas, de los empleados aprovechándose de su confianza, seduciéndolos o coqueteando.
  • Manipular el sistema y luego ofrecer ayuda para "arreglarlo" y acceder a contraseñas durante la reparación del sistema que han manipulado.
  • Entrar al área de trabajo y mirar por encima del hombro de las personas para averiguar las contraseñas.
  • Revisar los documentos no triturados en la basura
  • Ofrecer sorteos que requieran una contraseña para ingresar, con la esperanza de que el participante use la misma contraseña que usa para acceder a la red.

Fraude en el reembolso de gastos

También llamado fraude de gastos, este tipo de fraude incluye:
  • Gastos mal caracterizados - Los empleados producen documentación legítima para transacciones no relacionadas con el negocio, por ejemplo, invitar a un amigo a cenar y cargarlo a la empresa como "desarrollo comercial".
  • Gastos mal caracterizados - Los empleados producen documentación legítima para transacciones no relacionadas con el negocio, por ejemplo, invitar a un amigo a cenar y cargarlo a la empresa como "desarrollo comercial".
  • Gastos ficticios - Los empleados presentan documentación falsa para solicitar el reembolso (por ejemplo, elaboran una factura de hotel falsa en una computadora de casa).
  • Reembolsos múltiples - Los empleados copian facturas y las vuelven a enviar para pago más de una vez (por ejemplo, copian la factura de un restaurante y reclaman el costo nuevamente en el reembolso de gastos del mes siguiente).

Otros tipos de fraude interno

  • Fraude de compensación laboral - En este tipo de fraude, un empleado exagera lesiones o una discapacidad, inventa lesiones que no ocurrieron o atribuye lesiones que ocurrieron fuera del entorno laboral al trabajo para recibir una compensación. Los empleados también cometen fraude de compensación laboral cuando mienten sobre su estado de salud o de trabajo mientras reciben una compensación.
  • Fraude de seguro médico - Un empleado conspira o se confabula con proveedores de atención médica para defraudar a una compañía de seguros mediante la presentación de recibos falsos o inflados. Un empleado reclama un reembolso por servicios médicos o de salud que no recibió.
  • Fraude de comisiones - Un empleado infla las cifras de ventas para recibir comisiones más altas, falsifica ventas que no ocurrieron o se confabula con los clientes para registrar y cobrar comisiones por ventas falsificadas.
  • Uso personal del vehículo de la empresa - Esto es similar al robo de servicios, pero implica que el empleado utiliza un vehículo de la empresa (y a menudo la tarjeta de crédito emitida por la empresa para el combustible) para actividades personales no autorizadas.

Para prevenir y detectar la apropiación indebida de activos:

  1. Realizar verificaciones de antecedentes exhaustivas de los nuevos empleados.
  2. Implementar controles y contrapesos.
  3. Separar las funciones del preparador de cheques y del firmante del cheque.
  4. Rotar funciones de los empleados en las cuentas.
  5. Realizar auditorías aleatorias de las cuentas de la empresa.
  6. No pague la comisión hasta que se hayan entregado los bienes o servicios.
  7. Guarde los cheques en un armario cerrado con llave y destruya los cheques anulados.
  8. Implementar una línea directa de ética anónima para alentar a los empleados a denunciar irregularidades.



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