Comprobar la seguridad del fraude para las empresas
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¿Qué es el fraude con cheques?
Check fraud is one of the largest challenges facing businesses and financial institutions today. With the advancement of computer technology, it is increasingly easy for criminals, either independently or in organized gangs, to manipulate checks in such a way as to deceive innocent victims into expecting value in exchange for their money.
A significant amount of check fraud is due to counterfeiting through desktop publishing and copying to create or duplicate an actual financial document, as well as chemical alteration, which consists of removing some or all of the information and manipulating it to the benefit of the criminal. Victims include financial institutions, businesses that accept and issue checks, and the consumer. In most cases, these crimes begin with the theft of a financial document. It can be perpetrated as easily as someone stealing a blank check from your home or vehicle during a burglary, searching for a canceled or old check in the garbage, or removing a check you have mailed to pay a bill from the mailbox.
Tipos de fraude con cheques:
- Forgery: For a business, forgery typically takes place when an employee issues a check without proper authorization. Criminals will also steal a check, endorse it and present it for payment at a retail location or at the bank teller window, probably using bogus personal identification.
- Counterfeiting and Alteration: Counterfeiting can either mean wholly fabricating a check --using readily available desktop publishing equipment consisting of a personal computer, scanner, sophisticated software, and high-grade laser printer -- or simply duplicating a check with advanced color photocopiers.
Alteration primarily refers to using chemicals and solvents such as acetone, brake fluid, and bleach to remove or modify handwriting and information on the check. When performed on specific locations on the check such as the payee's name or amount, it is called-spot alteration; When an attempt to erase information from the entire check is made, it is called-check washing. - El "paperhanging": Este problema tiene que ver principalmente con personas que escriben a propósito cheques en cuentas cerradas (propias o ajenas), así como con la reordenación de cheques en cuentas cerradas (propias o ajenas).
- Check Kiting: El Check Kiting consiste en abrir cuentas en dos o más instituciones y utilizar el "tiempo de flotación" de los fondos disponibles para crear saldos fraudulentos. Este fraude se ha hecho más fácil en los últimos años debido a las nuevas normativas que exigen a los bancos que pongan los fondos a disposición de los clientes con mayor antelación, junto con unas prácticas bancarias cada vez más competitivas.
Señala los cheques sin fondos:
- El cheque carece de perforaciones.
- El número de cheque falta o no cambia.
- El número del cheque es bajo (como 101 hasta 400) en los cheques personales o (como 1001 hasta 1500) en los cheques de empresa. (El 90% de los cheques sin fondos se emiten en cuentas con menos de un año de antigüedad).
- El tipo de letra utilizado para imprimir el nombre del cliente es visiblemente diferente al utilizado para imprimir la dirección.
- Las adiciones al cheque (por ejemplo, los números de teléfono) se han escrito a mano.
- Falta la dirección del cliente.
- Falta la dirección del banco.
- Hay manchas o decoloraciones en el cheque posiblemente causadas por tachaduras o alteraciones.
- Los números impresos a lo largo de la parte inferior del cheque (llamados codificación de reconocimiento de caracteres de tinta magnética, o MICR) son brillantes. La verdadera tinta magnética es opaca y no brillante en apariencia.
- La codificación MICR en la parte inferior del cheque no coincide con el número de cheque.
- Faltan los números MICR.
- La codificación MICR no coincide con el distrito bancario y el símbolo de ruta en la esquina superior derecha del cheque.
- El nombre del beneficiario parece haber sido impreso por una máquina de escribir. La mayoría de los cheques de nóminas, gastos y dividendos se imprimen por ordenador.
- La palabra VOID aparece en el cheque.
- Las anotaciones aparecen en la sección de notas con "carga", "nómina" o "dividendos". La mayoría de las empresas legítimas tienen cuentas separadas para estas funciones, lo que elimina la necesidad de tales anotaciones.
- El cheque carece de una firma autorizada.
Consejos sobre el fraude con cheques para las empresas
Las empresas como víctimas del fraude con cheques
It is widely believed that businesses are the primary targets of check fraud professionals - especially organized rings of criminals. As far as counterfeiting and alteration, payroll checks appear to be a favorite although all forms of business checks are targets from time to time and all forms of fraud techniques are practiced as well.
Código Comercial Uniforme - ¿Quién es responsable?
It is clear now that businesses must play a role in ensuring their checks are secure. Recently revised UCC regulations add the onus of shared responsibility for check fraud in the business. For example, if a bank offers their customer check stock that contains security features that could have prevented a specific case of fraud, the bank can claim that the customer was negligent and therefore at least partially liable for the fraud loss.
Consejos sobre el fraude con cheques:
- Pedir cheques y recibos de depósito con prudencia
- Utilice una fuente establecida y respetable, especialmente las recomendadas por su banco, para asegurarse de que sus cheques se procesarán fácilmente a través del sistema de compensación del banco.
- Asegúrese de que sus cheques incluyan elementos de seguridad que ayuden a combatir la falsificación y la alteración.
- Asegúrese de notificar a su proveedor de cheques (y a la entidad financiera, si es necesario) si no ha recibido un nuevo pedido de cheques en un plazo razonable después de haberlo solicitado.
- Mantenga una seguridad física adecuada de sus cheques, recibos de depósito, etc.
- Asegure todos los suministros de reserva de cheques, recibos de depósito y otros documentos bancarios en un lugar cerrado con llave. Mantenga los cheques en blanco bajo llave en todo momento y limite el número de personas con acceso a sus cheques. Si sus cheques caen en poder de empleados sin escrúpulos, podría ser responsable de pérdidas sustanciales.
- Cambie las cerraduras de sus instalaciones cuando un empleado deje de trabajar para usted
- No dejar nunca desatendidos los cheques o registros bancarios para atender a los clientes
Emisión y conciliación de cheques:
- Asigne las funciones de cuentas por pagar a más de una persona y haga que cada una sea responsable de diferentes áreas de pago. Esta división de responsabilidades hace más difícil que los empleados manipulen los cheques y los pagos.
- Limit the number of official signers. The fewer check signers you have, the lower your chances of being defrauded.
- Exija más de una firma en los cheques de gran cuantía. De este modo, las pérdidas que pueda sufrir serán sólo de bajas denominaciones.
- Notifique inmediatamente al banco cualquier cambio en su proceso y personal de cuentas por pagar. No querrá que los antiguos empleados que puedan haber ocultado algunos cheques de su empresa conserven la autorización para firmarlos después de haber dejado su empleo.
- Separate the check writing and account reconcile functions. Try not to have the same person who balanced the bank statement issue checks. This provides greater safeguards against an employee writing fraudulent checks and covering them up. The reconciler would be able to prevent the crime unless the employees are in collusion.
- Reconcile your account promptly and regularly -- quick fraud detection increases the likelihood of recovery. Businesses and personal consumers who do not balance their accounts monthly and don’t find the discrepancies until months have passed can become liable for losses.
Servicios de prevención del fraude (proporcionados por el banco):
- Utilice importes máximos en dólares en las cuentas para limitar las pérdidas de grandes denominaciones por parte de personas autorizadas o no autorizadas.
- Set up a separate account for large dollar payments to keep fraud losses at low denomination levels.
- Request detailed reports for large dollar items to stay better informed. Increase fraud detection opportunities to find out whether you have a corrupt employee.
- Use Positive Pay. This type of payment system records pertinent information about each check such as the amount, the check number, bank information, and date, and then transmits it to the bank to be verified before the check can be paid.
Políticas de relaciones con los empleados:
- Asegúrese de saber a quién contrata para manejar su dinero. Es importante realizar una investigación diligente de las referencias y los antecedentes de todos los posibles empleados para saber que no está contratando a alguien con un historial de abuso financiero.
- Llevar a cabo auditorías aleatorias y hacer cumplir las políticas de vacaciones.
- Haga que sus empleados estén vinculados.
Consejos para detectar cheques falsos:
- COLOR - Al examinar un grupo de cheques devueltos, una falsificación puede destacarse por tener un color ligeramente diferente al del resto de los cheques del lote.
- PERFORACIÓN - La mayoría de los cheques producidos por una impresora legítima están perforados y tienen al menos un borde rugoso. Sin embargo, muchas empresas utilizan ahora impresoras láser internas con capacidad MICR para generar sus propios cheques a partir de material en blanco. Estos cheques pueden tener un borde microperforado que es difícil de detectar.
- MICR LINE INK - Most, but not all, forgers lack the ability to encode with magnetic ink the bank and customer account information on the bottom of a check. They will often substitute regular toner or ink for magnetic ink, which is dull and non-reflective. Real magnetic ink applied by laser printers is the exception and may have a shine or gloss.
If a counterfeit MICR line is printed or altered with non-magnetic ink, the bank's sorting equipment will be unable to read the MICR line, thus causing a rejected item. Unfortunately, the bank will normally apply a new magnetic strip and process the check. This works to the forger's advantage because it takes additional time to process the fraudulent check, reducing the time the bank has to return the item. But banks cannot treat every non-MICR check as a fraudulent item because millions of legitimate checks are rejected each day due to unreadable MICR lines. - NÚMEROS DE RUTA - El número de nueve dígitos entre los dos puntos de la parte inferior de un cheque es el número de ruta del banco en el que se gira el cheque. Los dos primeros dígitos indican en cuál de los 12 distritos de la Reserva Federal se encuentra el banco. Es importante comparar estos dígitos con la ubicación del banco porque un falsificador a veces cambia el número de ruta del cheque a un banco de la Reserva Federal incorrecto para ganar más tiempo.
Consejos sobre el fraude con cheques para el consumidor
- Asegúrese de que sus cheques están endosados por su institución financiera e incorporan elementos de seguridad que ayudan a combatir la falsificación y la alteración.
- Store your checks, deposit slips, bank statements, and canceled checks in a secure and locked location. Never leave your checkbook in your vehicle or in the open.
- Concilie su extracto bancario en los 30 días siguientes a su recepción para detectar cualquier irregularidad. De lo contrario, puede ser responsable de cualquier pérdida debida a un fraude con cheques.
- Nunca dé su número de cuenta a personas que no conozca, especialmente por teléfono. Tenga especial cuidado con las ventas telefónicas no solicitadas. Los estafadores pueden utilizar su cuenta sin su autorización y usted puede acabar siendo responsable.
- Unless needed for tax purposes, destroy old canceled checks, account statements, deposit tickets, and ATM receipts (they also frequently have your account number and worse yet, your account balance). The personal information on it may help someone impersonate you and take money from your account.
- When you receive your check order, make sure all of the checks are there, and that none are missing. Report missing checks to your bank at once. Should you fail to receive your order by mail, alert your bank. Checks could have been stolen from the mailbox or lost in transient.
- Si roban en su casa, compruebe su provisión de cheques para determinar si han robado alguno. Fíjese bien, porque los ladrones a veces sólo se llevan uno o dos cheques de la parte central o posterior del talonario. Cuanto más tarde en detectar que se han llevado alguno de sus cheques, más tiempo tendrá el delincuente para utilizarlos con éxito.
- Si alguien le paga con un cheque de caja, haga que le acompañe al banco para cobrarlo. Si es posible, sólo acepte un cheque durante el horario comercial normal para poder verificar si es legítimo. Asegúrese de obtener los datos de identificación de la persona
- No envíe facturas desde su buzón por la noche. Es uno de los lugares favoritos desde los que un delincuente puede hacerse con su cheque con la intención de estafarle. Los delincuentes sacarán un cheque de su buzón y lo endosarán utilizando una identificación falsa, lo fotocopiarán y lo cobrarán repetidamente, escanearán y alterarán el cheque, o lo alterarán químicamente. La Oficina de Correos es el mejor lugar para enviar el pago de sus facturas.
- Limit the amount of personal information on your check. For example, do not include your Social Security, driver's license, or telephone numbers on your check. A criminal can use this information to literally steal your identity by applying for a credit card or loan in your name or even opening a new checking account.
- No deje espacios en blanco en las líneas de beneficiario e importe.
- El tipo de bolígrafo que utilices marca la diferencia. La mayoría de las tintas para bolígrafos y rotuladores son de colorante, lo que significa que los pigmentos se disuelven en la tinta. Pero, según los estudios de seguridad de la tinta, los bolígrafos de gel, como el Uniball 207, utilizan tinta de gel que contiene pequeñas partículas de color que quedan atrapadas en el papel, lo que dificulta el lavado de los controles.
- No escribas el número de tu tarjeta de crédito en el cheque.
- Utilice sus propios recibos de depósito preimpresos y asegúrese de que el número de cuenta que figura en el recibo es correcto. Los ladrones a veces alteran los recibos de depósito con la esperanza de que usted no se dé cuenta y el dinero vaya a su cuenta.
- No hagas un cheque a la orden de cobrar. Si lo pierdes o te lo roban, cualquiera puede cobrar el cheque.
- Nunca endose un cheque hasta que esté listo para cobrarlo o depositarlo. La información puede ser alterada si se pierde o es robada.
Robo de su correo
Si le han robado el correo de su buzón, se ha convertido en una víctima de fraude postal, un delito federal. Es importante denunciar este delito inmediatamente y tomar medidas para proteger sus bienes y su calificación crediticia. He aquí una lista de verificación de las medidas que debe tomar:
- Avise a su autoridad postal local: Pida que le rellenen el formulario 2016, disponible en su oficina de correos local, o por correo.
- Call your local police agency: Report the theft to the police or the sheriff's department, particularly if you suspect that checks or other valuables were stolen. Local law-enforcement authorities have caught some thieves by circulating lists of stolen checks to local banks, then nabbing suspects who showed up to clear out a victim's bank account.
- Close accounts: If you suspect the thief obtained a credit card, checks, or bank statement, cancel your accounts immediately and notify creditors both by telephone and in writing.
- Take action on missing checks: If a check payable to you is stolen, ask the sender to stop payment and issue a new one. Give the police the stolen check number.
- Protect your credit: Make a list of creditors and see if any bills are overdue to arrive. Call creditors and obtain duplicate copies to avoid late payments, which could damage your credit rating or worse. Be sure to pay your mortgage payment and car payment to avoid the risk of foreclosure or repossession. Don't forget other bills that could be missing, such as an annual insurance premium, property-tax levy, or income tax refund.
- Determine what else is missing: Contact professional organizations to learn if you've missed meeting notices or dues statements. Ask friends and relatives if they've mailed anything to you recently. Were you expecting a new driver's license? If so, contact your state Division of Motor Vehicles (DMV) promptly.
- Hable con los vecinos: Averigüe si les han robado el correo. Pregunte si alguien ha visto a una persona extraña en su casa o en el buzón de un apartamento, y transmita cualquier información a las autoridades postales y policiales.
Medidas de seguridad a seguir
- Lock your mailbox: If your postal carrier is willing, you can buy a padlock for your mailbox. Place it unlocked inside your mailbox. When the carrier delivers your mail, he or she locks the box. This works well with rural-delivery-style boxes with a hole to accommodate a lock, or you can drill holes in a wall-mounted box. The method is not foolproof, however. Persistent thieves have been known to use hacksaws to remove locks; some smash open mailboxes with baseball bats -- or even steal the mailbox, lock and all.
- Sustituya un buzón montado en la pared por una ranura para el correo: Si tiene servicio de entrega a domicilio, pregunte en su oficina de correos local si puede sustituir su buzón por una ranura para el correo en la puerta de su casa o de su garaje. El director de Correos debe aprobar cualquier cambio en la entrega. Si añade una ranura para el correo, hágala lo suficientemente grande como para acomodar catálogos y cajas de cheques. Sin embargo, las ranuras de correo no están permitidas en las zonas rurales de entrega o en los barrios más nuevos con buzones agrupados.
- Compra un buzón de seguridad: Busca en las páginas amarillas bajo el epígrafe "buzones" los listados de empresas que venden buzones a prueba de manipulaciones. Los buzones metálicos de alta resistencia están disponibles tanto en modelos montados en la pared como en modelos independientes (estos últimos pueden estar hundidos en hormigón para evitar el vandalismo). El correo baja por una rampa y entra en un compartimento cerrado.
- Ask your apartment manager to improve security: If you're a renter and your mailbox lock doesn't work, insist that the management repair the damage. Counterfeit keys are another problem in rental communities since often the same key opens all the boxes. Managers can counter these problems by installing security cameras or moving mailboxes into a mail room where residents must use an access key to get inside.
- Consigue un buzón de correos: Si el robo es una preocupación, el coste de alquilar un buzón de correos puede merecer la pena, ya que los robos en estos buzones son poco frecuentes, según las autoridades postales.
- Considera la posibilidad de un armario para paquetes: Si tienes un negocio en casa y recibes frecuentes envíos de bienes valiosos, quizá quieras invertir en un armario para paquetes. Sin embargo, si utilizas varios servicios de entrega, necesitarás uno para los envíos postales y otro armario para otros, como Federal Express o United Parcel Service.
- Recoja el correo con prontitud: Los ladrones de correo suelen seguir a los transportistas en sus rutas y atacan en los 15 minutos siguientes a la entrega. Si está en casa durante el día, recoja el correo lo antes posible después de la entrega. Si no está en casa, pida a un vecino de confianza que recoja su correo.
- Mantenga su buzón visible: Recorte los arbustos para que su buzón sea lo más visible posible, eliminando los escondites para los ladrones.
Proteger el correo saliente
- No deje el correo saliente en su buzón: Esa pequeña bandera roja es una invitación a los ladrones. Lleva el correo saliente a tu oficina, o envíalo a una oficina de correos o a una tienda de venta de correo.
- Don't mail holiday gifts from home: They'll not only steal your package, but they'll also peel off the stamps and use those, too.
- No ponga el correo en los buzones de la calle: El mayor índice de robos de correo a nivel local se produce en esos grandes buzones azules del Servicio Postal situados en las esquinas de las calles y en otros lugares públicos.
- Send valuables via registered mail: Registered mail is kept under lock and key, and it is signed every time it changes processing centers.